Reservar una sala de juntas puede parecer un trámite rápido: eliges un lugar, apartas la hora y listo. Pero la realidad es que de ese espacio depende mucho más de lo que crees: productividad, confidencialidad y hasta la impresión que se llevan tus clientes o equipo de trabajo.
Las salas de juntas se han convertido en el espacio de networking perfecto para concretar decisiones clave, presentar propuestas a inversionistas o llevar a cabo reuniones estratégicas. Si quieres que tu reunión fluya sin contratiempos, evita estos 5 errores más comunes al reservar una sala de juntas y algunos tips que te ayudarán a tomar la mejor decisión.
1. Elegir una ubicación poco accesible
¡La ubicación lo es todo! Uno de los errores más frecuentes en cómo reservar una sala de juntas es no considerar una ubicación estratégica. A veces por ahorrar, se renta un espacio que quizá te queda bien a ti, pero no a quienes convocas. Eso puede complicar la asistencia, generar retrasos y hasta dar una mala primera impresión.
Para evitarte situaciones incómodas, busca un espacio de networking céntrico y bien conectado. Asimismo, considera la cercanía con estaciones de transporte público, estacionamientos, restaurantes o cafeterías. En caso de que tengas reuniones con clientes o socios externos, la ubicación también proyectará profesionalismo. Recuerda que un buen espacio debe ser funcional y también estratégico.
2. Asumir que la sala está equipada adecuadamente
Otro error común es asumir que todas las salas de juntas cuentan con lo necesario: pantalla, proyector, pizarrón, conexión para videollamadas, buena conexión a internet, etc. Pero no siempre es así. Muchas veces te enfrentas a cables que no son compatibles o tecnología obsoleta.
Antes de reservar, solicita una lista del equipamiento disponible. Verifica que sea compatible con los dispositivos que usarás y, si es posible, pide hacer una prueba técnica previa. No des por hecho que “todo estará listo”. Esto es especialmente importante si harás presentaciones, reuniones híbridas o necesitas grabar la sesión.
En CAMPUS WORTEV puedes revisar nuestros servicios y reservar tu sala de juntas de acuerdo con tus necesidades.
3. Rentar una sala con mala acústica o sin privacidad
Una sala con mala acústica puede arruinar cualquier reunión: ecos, ruidos del exterior, interrupciones o conversaciones que se filtran. Existen espacios de coworking que no garantizan la privacidad de sus clientes, por lo que corres el riesgo de comprometer información sensible de tu empresa, así como distraerte tanto tú como los asistentes.
Te aconsejamos visitar el lugar antes de realizar una reservación y solicitar referencias de otros clientes o leer las reseñas en Google. Si es una reunión confidencial, pregunta si la sala está insonorizada y si hay políticas de privacidad.
4. No calcular bien el espacio
¿Te ha pasado que todos terminan apretados en una mesa pequeña? O al revés: una sala tan grande que parece que la reunión está vacía. Reservar una sala de juntas sin calcular el número real de asistentes es un verdadero problema para tu reunión.
Antes de reservar una sala de juntas, confirma cuántas personas asistirán. La sala de juntas de tu elección debe tener una capacidad adecuada y mobiliario suficiente para todos. Como toque adicional, algunos espacios de networking cuentan con servicios adicionales como servicio de catering, terraza para eventos, estudio de grabación y zona de descanso en coworking que pueden darle un respiro al grupo durante breaks.
5. Restarle importancia al estilo y atmósfera del lugar
No todas las salas de juntas proyectan la misma imagen. Un espacio mal iluminado, con mobiliario descuidado o decoración obsoleta puede afectar la percepción de tu marca o empresa. Incluso si la reunión es interna, el ambiente influye en la concentración y creatividad del equipo.
Busca un espacio con iluminación natural, muebles cómodos, buena ventilación y diseño que inspire. Si vas a recibir a un cliente o realizar una negociación, cada detalle cuenta. Una buena sala debe ayudarte a causar una buena impresión y llevar a cabo un networking estratégico, no lo contrario.
Consejos extra para elegir tu sala de juntas ideal
- Reserva con anticipación. Asegura disponibilidad en el horario y día que necesitas. Las mejores salas de juntas, espacios de networking y coworking suelen ocuparse rápido.
- Pregunta por servicios adicionales. Agua, café, atención a visitantes, limpieza, papelería, sala de silencio, terraza para eventos, estudio de grabación, cafetería e incluso asistencia técnica.
- Evalúa el costo-beneficio. A veces lo barato sale caro. Una sala bien equipada y con buena ubicación puede justificar una inversión mayor.
- Lee reseñas o solicita recomendaciones. La experiencia de otros usuarios puede ayudarte a tomar una decisión.
Evitar estos cinco errores al reservar una sala de juntas, te ayudará a tener reuniones más fluidas, productivas y con una mejor imagen profesional. Además podrás ofrecer una mejor experiencia tanto a tus clientes como a tu equipo, mejorar tu imagen profesional y optimizar el tiempo y recursos invertidos.
Recuerda: no se trata solo de un lugar con mesa y sillas. Es el espacio donde cerrarás tu próximo gran trato, definirás el camino de la empresa o conectarás con tu equipo. ¡Haz que tu inversión cuente!
La próxima vez que pienses en reservar una sala de juntas, hazlo en un espacio que te dé más que cuatro paredes. En CAMPUS WORTEV encuentras diseño, tecnología y un ambiente que impulsa tus proyectos. Ven a conocer nuestros espacios.